나는 왜 자동화를 못 쓸까? – 생산성 도구가 실패하는 진짜 이유

 

나는 왜 자동화를 못 쓸까? – 생산성 도구가 실패하는 진짜 이유

생산성 도구와 자동화는 이제 선택이 아닌 필수가 된 시대입니다. Notion, ChatGPT, Zapier, Todoist 등 다양한 툴이 등장하며, 누구나 더 적은 시간에 더 많은 성과를 내는 것이 가능해졌습니다. 하지만 여전히 많은 사람들이 이렇게 말합니다.

“나도 자동화 써보고 싶은데, 막상 쓰려니까 너무 어렵고… 손에 안 익어요.”

혹시 여러분도 같은 생각을 해본 적 있으신가요?

자동화 도구 자체는 분명 훌륭합니다. 그런데 왜 어떤 사람은 생산성이 폭발적으로 올라가고, 어떤 사람은 아예 쓰지도 못하거나 중도에 포기할까요? 오늘은 그 근본적인 이유를 함께 들여다보겠습니다.

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💡 자동화가 실패하는 첫 번째 이유: '자동화'를 목표로 삼았기 때문

많은 분들이 자동화를 시도할 때, '자동화하는 것 자체'를 목표로 잡습니다. 예를 들어, Notion을 쓰기로 마음먹고 데이터베이스와 템플릿을 복잡하게 설계하지만, 정작 그걸 왜 쓰는지는 명확하지 않은 경우가 많습니다.

자동화는 '수단'이지 '목적'이 아닙니다. 자동화를 성공적으로 쓰는 사람들은 다음과 같은 사고 방식을 가지고 있습니다.

“이 반복 업무 너무 귀찮은데, 줄일 방법 없을까?”

“내가 놓치는 일정이나 메모를 자동으로 정리해줄 수 없을까?”

즉, 필요가 먼저이고, 도구는 나중입니다. 이 순서가 뒤바뀌면 생산성은 오히려 떨어질 수 있습니다.

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💡 두 번째 이유: 루틴이 없는데 자동화만 도입하려 함

자동화 도구는 기존의 반복 작업을 '자동화'하는 것이 핵심입니다. 그런데 반복 자체가 없는 사람, 즉 '기본 루틴이 없는 사람'은 자동화할 것이 없습니다.

예를 들어, 아침에 업무 시작 전에 오늘의 할 일을 정리하고, 오후에 한 번 회고하는 루틴이 있는 사람이라면 이 흐름을 자동화하기 쉽습니다. 하지만 루틴이 없는 경우엔 자동화도 불가능합니다.

따라서, 자동화를 도입하기 전에는 반드시 자신만의 작업 루틴, 정보 정리 습관, 반복되는 행동을 파악해보는 것이 우선입니다.

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💡 세 번째 이유: 처음부터 너무 완벽하게 하려고 함

자동화 도구를 접하는 많은 분들이 유튜브나 블로그에서 '끝판왕 Notion 세팅' 같은 콘텐츠를 보고 처음부터 그 수준을 따라하려 합니다. 그 결과, 설정만 하다가 지치고, 정작 사용은 못 하게 됩니다.

자동화 도구는 처음엔 아주 작게 시작해야 합니다.

매일 아침 Slack에 오늘 할 일 리스트 자동 전송

특정 키워드 포함된 메일이 오면 자동 분류

블로그 글 아이디어를 메모앱에서 Notion으로 자동 복사

이렇게 '작고 확실한 자동화'부터 시작해야 지속 가능하고 점점 확장할 수 있는 자동화 시스템을 만들 수 있습니다.

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💡 네 번째 이유: 툴만 배우고 ‘문제 정의’를 안 함

자동화를 통해 어떤 문제를 해결하고 싶은지 스스로도 모르는 경우가 많습니다. 그저 도구에 대한 튜토리얼만 본다면, 그건 단순한 학습일 뿐, 자동화는 되지 않습니다.

자신이 반복적으로 하고 있는 귀찮은 일, 놓치고 있는 정보, 효율이 떨어지는 작업 흐름을 먼저 정의하는 것이 중요합니다.

문제를 명확하게 정의하면, 어떤 도구를 어떻게 연결할지 훨씬 수월하게 떠오릅니다.

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💡 다섯 번째 이유: 일회성 자동화에 그치고, 관리하지 않음

자동화는 설정한 순간 끝나는 것이 아니라, 꾸준한 점검과 업데이트가 필요한 시스템입니다. 업무 방식이 바뀌거나, 사용하는 도구가 달라지면 자동화 흐름도 재정비해야 합니다.

하지만 많은 분들이 한 번 설정해놓고는 “이제 끝났어” 하고 방치해버립니다. 그 결과 자동화가 엉키거나, 효율이 점점 떨어지게 됩니다.

자동화도 하나의 생산성 루틴으로서 꾸준한 관리가 필요합니다. 아주 간단하게라도, 매주 혹은 매달 '자동화 점검일'을 정해보는 것도 좋습니다.

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✅ 정리하며 – 자동화 도구를 '내 것'으로 만드는 방법

자동화 도구가 실패하는 이유는 대부분 도구의 문제가 아니라 사용자 쪽의 준비 부족, 습관 미정립, 잘못된 접근 방식에 있습니다.

아래와 같은 단계로 접근해 보세요:

반복되는 귀찮은 일을 리스트업한다.

기존 루틴을 점검하고, 없는 경우 작은 루틴부터 만든다.

처음엔 아주 작은 자동화부터 시작한다.

도구 학습보다 문제 정의에 더 집중한다.

자동화를 지속적으로 점검하고 개선한다.

이 과정을 통해서야 비로소 자동화는 진짜 힘을 발휘합니다. 결국 자동화란, ‘도구를 얼마나 잘 쓰느냐’가 아니라 **‘문제를 얼마나 잘 이해하고 설계하느냐’**의 싸움입니다.

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📌 마무리하며

여러분은 어떤 자동화를 시도하다가 실패해보셨나요? 또는 지금 반복적으로 하고 있는 일이 있다면, 그 중 무엇부터 자동화할 수 있을지 한번 적어보세요.

가장 중요한 시작은 “지금 내가 뭘 반복하고 있는지 자각하는 것”입니다. 자동화는 기술이 아니라 ‘습관’입니다.